Wir haben zwei Tools für Sie getestet und unsere Praxiserfahrung ist positiv und vielversprechend.

Belege auf neuen Wegen – die Belegbox: Wünschen Sie nicht schon lange, von der Papierflut entlastet zu werden und eine digitale Belegerfassung und -archivierung zu haben, die alle „Stückeln“ spielt?

In diesem Fall ist die sogenannte Belegbox für Sie das Richtige. Damit sind alle Unterlagen stets griffbereit, egal wo Sie sich befinden. Das Suchen in Ordnern oder Archiven kann entfallen – mit einer bequemen Volltextsuche haben Sie in Sekundenschnelle den richtigen Beleg auf Ihrem Bildschirm. Die Belege sind an einem digitalen Ort abgelegt. Das steigert die Sicherheit und spart Zeit.

Wie funktioniert das? Ganz einfach – Die Papierbelege werden eingescannt und zusammen mit denen, die Sie per Mail erhalten in die Belegbox hochgeladen. Dort können Sie bei Bedarf noch getrennt oder digital geklammert werden. Schon stehen sie Ihnen zur Verfügung und die Papiere müssen nicht mehr feinsäuberlich in Ordner geheftet werden, sondern – nein sie landen nicht im Schredder – aber unbearbeitet in einem Karton.

Auch wir haben über die Belegbox Zugriff zu Ihren Unterlagen. Sie müssen also nicht mehr vorbeikommen (obwohl wir Sie gerne sehen) oder ein Paket aufgeben. Ihre Belege werden dann von uns weiterverarbeitet und so entsteht Ihre Buchhaltung und sämtliche anderen Auswertungen. Ein besonderer Vorteil ist, dass man von der Buchungszeile sofort auf den Beleg zugreifen kann.

Beispiel: Sie schaffen einen Kopierer an, der am Konto „Betriebs- und Geschäftsausstattung“ verbucht wird. Tippt man auf diese Zeile, erscheint sofort der Beleg. Suchen ist also nicht mehr notwendig.

Da die hochgeladenen Unterlagen sowohl in einem Rechenzentrum in Wien als auch in Linz gleichwertig gespeichert werden, ist für höchstmögliche Datensicherheit gesorgt.

Bankdatentransfer:

Sagt Ihnen CAMT 053 etwas? Wir kennen diesen Begriff auch noch nicht sehr lange. Es ist das Format zum Bankdatentransfer.

Damit holen wir uns, nach Ihrer schriftlichen Zustimmung bei der Bank, direkt von der Bank die Kontendaten in digitaler Form und verarbeiten diese für ihre Buchhaltung. Selbstverständlich haben wir auf Ihrem Konto keine weiteren Rechte, wir können (und wollen) nicht in Ihrem Namen Ein- oder Auszahlungen vornehmen. Im Grunde ist also die Übermittlung der Bankauszüge in Papierform damit ersetzt. Der Vorteil liegt auf der Hand – Sie sind entlastet und haben wieder einen Termin weniger. Wir haben immer die kompletten Bankunterlagen und uns allen bleiben Rückfragen wegen fehlender Bankauszüge erspart.

Da wir diese Vorgangsweise bereits über ein Jahr getestet haben, können wir Ihnen den Bankdatentransfer wirklich empfehlen.